05.04.2009 00:00
Новости.
Просмотров всего: 1738; сегодня: 1.

МТУ Ростехнадзора СФО внедрило систему электронного документооборота

В Межрегиональном территориальном управлении (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО), г.Новосибирск завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Проект по автоматизации документооборота в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО продолжается с 2008 года.
Выбор системы «ДЕЛО» в качестве базы для построения единой системы документооборота организации был сделан благодаря широкой известности системы и многолетнему успешному опыту эксплуатации системы в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня, в том числе и в структурах Ростехнадзора.
На момент внедрения системы «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзора по СФО существовала журнальная система регистрации документов с использованием для этих целей неудобных табличных редакторов. Невозможность одновременной работы пользователей в таких таблицах, неудобство поиска и сортировки данных и многое другое привели к необходимости приобретения специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
В июле 2008 года перед руководством Управления встала задача внедрения единой системы в первую очередь для регистрации и хранения документов, поступающих в Управление. Другой задачей перехода на единую систему было объединение территориально распределенных отделов, так же являющихся «точками входа» значительного количества документов.
С учетом специфики работы организации отлаженная, бесперебойная регистрация без потерь поступающих документов – один из важнейших участков работы с клиентами.
Перед началом внедрения СЭД «ДЕЛО» руководством Управления было принято решение по автоматизации следующих функций:
-Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
-Регистрация движения бумажного документов внутри организации;
-Постановка документов на контроль, контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
-Поиск документов;
-Учет движения оригиналов и копий документов, формирование реестров передачи.
Проект по внедрению системы «ДЕЛО» стал первым этапом автоматизации делопроизводства и документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО.
В рамках проекта по внедрению единой системы документооборота было проведено предварительное обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота.
Затем была осуществлена настройка системы «ДЕЛО» в соответствии со сложившейся технологией документоведения, даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства.
Запуск системы в эксплуатацию был осуществлен на четырех рабочих местах в Канцелярии, в двух приемных и на одном рабочем месте в Отделе экологической дисциплины, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции.
Поэтапный ввод в эксплуатацию и обучение пользователей осуществлялись практически без отрыва от основной работы сотрудников. В это же время состоялся полный переход на работу с реальными документами из привычных таблиц непосредственно в систему «ДЕЛО». Этому немало способствовали профессионализм и обучаемость сотрудников Управления.
Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило МТУ Ростехнадзора по СФО в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек и дополнение справочников системы собственными силами.
Результатом первого этапа проекта стала автоматизация ключевых звеньев документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО, что позволило:
-создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации;
-исключить ручной труд при регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры передачи документов;
-регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать с общей базой документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов;
-облегчить и ускорить поиск документов;
-предоставить сотрудникам Канцелярии возможность работы в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов;
-осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов.
Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО» за счет перехода на работу со всеми внутренними документами каждого Отдела.
На втором этапе автоматизации документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО планируется приобретение и внедрение порядка 20 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО».
Проект продолжается.


Ньюсмейкер: Электронные Офисные Системы — 1311 публикаций
Поделиться:

Интересно:

Елисеевское царство
05.02.2025 12:39 Аналитика
Елисеевское царство
5 февраля 1901 года в Москве на Тверской улице открылся "Магазин Г.Г. Елисеева и погреба русских и иностранных вин", которому суждено было на век с лишним стать одним из символов города. В 1815-м "экономический крестьянин" Петр Елисеев открыл в Петербурге винную лавку, к началу ХХ века через фирму...
Когда в России были особенно холодные зимы?
05.02.2025 09:45 Аналитика
Когда в России были особенно холодные зимы?
О погоде и интересных природных явлениях, которые происходили в древности, современные исследователи узнают из летописей. На Руси сильные морозы не считались серьезным бедствием, поэтому о холодах писали редко — чаще отмечали солнечные затмения...
"Рота героев" Советского Союза
04.02.2025 18:04 Аналитика
"Рота героев" Советского Союза
В истории Великой Отечественной войны хватало случаев, когда подвиг совершался не отдельно взятым бойцом какого-либо подразделения, а всем подразделением целиком. "Рота героев" - это 5-я рота 2-го батальона 218-го полка 77-й стрелковой дивизии, возглавлял которую Мелик Меликович Магерамов...
Химкинский батальон в 4-ой ДНО Куйбышевского района Москвы
04.02.2025 16:15 Аналитика
Химкинский батальон в 4-ой ДНО Куйбышевского района Москвы
3-6 июля 1941 года в Химках началось формирование батальона народного ополчения из добро­вольцев. В состав батальона вошли 520 человек. Порой на войну уходили семьями. Так, из деревни Благовещенка Химкинского района ушёл на фронт Пётр Сергеевич Граничников с пятью сыновьями. Из...
Орденом Александра Невского награжден 100-летний ветеран ВОВ
04.02.2025 15:40 Новости
Орденом Александра Невского награжден 100-летний ветеран ВОВ
В Санкт-Петербурге по поручению директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации – главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации Героя России генерала армии Виктора Золотова заместитель директора Федеральной службы войск национальной гвардии...